تعتبر عملية نقل أجهزة الحاسب وأنظمة تكنولوجيا المعلومات من التحديات الحرجة التي تواجهها المؤسسات والشركات عند نقل مكاتبها أو تغيير موقعها؛ إذ يتطلب نقل هذه الأجهزة والأنظمة تخطيطًا دقيقًا وتنسيقًا جيدًا لضمان استمرارية العمل وسلامة المعلومات وفعالية الأعمال.
تشمل عملية النقل على العديد من الجوانب المهمة التي يجب مراعاتها بعناية، منها: التخطيط الجيد للنقل، وتحديد المهام، وتحديد الموارد، وتحديد الجدول الزمني لتنفيذ عملية النقل. وينبغي أيضًا مراعاة القدرة الاستيعابية والمساحة اللازمة لاستضافة الأجهزة والأنظمة في المكان الجديد.
بالإضافة إلى ذلك، يجب اتخاذ إجراءات أمنية لحماية البيانات والمعلومات الحساسة خلال عملية النقل؛ إذ يجب وضع إستراتيجيات لحماية البيانات وضمان سلامتها خلال فترة النقل، مثل: استخدام وسائل التشفير والنسخ الاحتياطي للبيانات.
مراحل نقل المكاتب وأجهزة الحاسب وأنظمة تكنولوجيا المعلومات
المرحلة الأولى: 6 إلى 12 شهرًا قبل الانتقال
- تنظيم ملاحظات النقل والمهام في مكان واحد:
يجب تحديد مكان وكيفية تسجيل وتنظيم جميع الملاحظات والمستندات وقوائم المهام والعناصر الأخرى المتعلقة بعملية نقل المكاتب التجارية. وذلك كي تكون على دراية بكل المهام التي يجب القيام بها، ومن عليه تنفيذها بالإضافة إلى المواعيد التي ستتم فيه.
- تنظيم الوثائق الرئيسية:
ينبغي تنظيم المستندات المهمة، بما في ذلك سجلات التأمين والعقود والاتفاقيات والسجلات الأخرى، وإذا لم يكن لديك عقود واتفاقيات حتى الآن، يمكنك ببساطة تخصيص مساحة لهم لمساعدتك على البقاء منظمًا في وقت لاحق.
- إبلاغ الموظفين:
تنتهج معظم الشركات خطة إرسال بريد إلكتروني إلى الموظفين أو مقطع فيديو يعلمهم بكل ما يحتاجون إلى معرفته عن عملية الانتقال إلى المكاتب الجديدة، فكلما تم تزويد الموظفين بالتفاصيل كلما كانت العملية أسهل، حيث يمكنك تضمين العناصر التالية في البريد الإلكتروني أو مقطع الفيديو:
- اسم وعنوان المكتب الجديد.
- تاريخ الانتقال.
- الملامح الرئيسية للمكتب الجديد.
- شرح سبب الانتقال.
- ما الذي يتعين على الموظفين القيام به الآن.
- معلومات عملية الانتقال التي يتوقع الموظفون تلقيها.
- التحدث مع الموظفين:
تحدث إلى الموظفين، بعد مرور بضعة أسابيع على إبلاغهم بعملية الانتقال إلى المقر الجديد، لمعرفة ملاحظاتهم، وأهم تطلعاتهم إلى المكتب الجديد، والتي من الممكن أن تتضمن:
- تغيير احتياجات مساحة العمل: قد يرغب بعض الموظفين في طلب مكاتب قائمة ومصابيح وشاشات خصوصية وما إلى ذلك.
- احتياجات المعدات: من استبدال لوحات المفاتيح المكسورة والشاشات وما إلى ذلك.
- التغييرات في أماكن جلوس الموظفين: قد يحتاج بعض الموظفين أو يرغبون في تغيير الفرق والأشخاص الذين يجلسون بالقرب منهم.
- تفضيلات نمط العمل: خاصةً إذا كانت مساحة العمل الجديدة تتضمن عناصر من مخططات أرضية.
- العناصر الأساسية للموظفين بالإضافة إلى التوصيات.
- منع حدوث أي مشكلات تمنع العاملين من حمل الصناديق الثقيلة وتقديم المساعدة في نقل أثاث المكاتب التجارية.
وتذكر إنشاء حملة رسائل إلكترونية، شهرية على سبيل المثال، لإبلاغ الموظفين بخطوات عملية الانتقال والمهام في كل مرحلة.
- تحديد الميزانية وإنشاء القوائم:
احصل على ميزانية من شركتك وقم بوضع إرشادات لإكمال جميع عمليات الشراء المطلوبة المتعلقة بعملية نقل أثاث المكاتب. واعرف كيفية إتمام عملية الدفع، شيك أو فاتورة أو عن طريق بطاقة البنك، ومن تحتاج لموافقته على العقود التي تبرمها مع شركة النقل. كما يجب إنشاء قائمتين لمقتنيات المكاتب، الأولى تضم الأشياء التي ستقوم بنقلها، أما الثانية تضم الأشياء التي سيتم الاستغناء عنها.
- وضع الاستراتيجيات:
شجع رؤساء الأقسام على تطوير خطط شاملة لإدارة سير العمل خلال عملية الانتقال، خاصة إذا كان لديهم أي مواعيد نهائية حرجة تقع ضمن الإطار الزمني للعملية، وذكرهم أن يضعوا هذه الخطوة في الاعتبار أثناء قيامهم بالتخطيط لمشاريع جديدة.
- تحديد المسؤوليات:
تتضمن بعض المسؤوليات القياسية ما يلي:
- التخطيط.
- التغليف.
- التفريغ.
- التنظيم.
- التصميم والتزيين للمكاتب الجديدة.
المرحلة الثانية: 3 إلى 6 أشهر قبل الانتقال
قبل البدء بعملية بحث عن شركات النقل، ابحث عن إجابات من خبراء نقل المكاتب التجارية، الذين نظموا الكثير من عمليات النقل الداخلية والخارجية مثل شركة الجهات الأربع. ثم قم بطلب توصيات ممن تعامل مع شركة النقل بالإضافة إلى المشورة العامة. وابحث عن الشركات الاحترافية التي تقدم في خدمة نقلها:
- طاقم النقل كاملًا.
- شاحنات النقل.
- الصناديق.
- طاقم التنظيف.
يجب أن يكون معيار شركة نقل أثاث المكاتب التجارية التالي:
- المرونة: إذا كنت بحاجة إلى الحضور مبكرًا أو البقاء لوقت متأخر، فهل سيتم استيعاب ذلك من قبل شركة النقل بدون رسوم؟.
- هيكل الرسوم: هل يتم تحصيل الرسوم لكل مهمة أم لكل ساعة عمل؟.
- المراجعات: ما الذي يقوله العملاء السابقون؟.
- تضمين الخدمات: هل خدمة التنظيف مضمنة في خدمة النقل؟.
- اختيار الصناديق:
قد تبدو هذه المهمة بسيطة وسهلة للوهلة الأولى، لكن وجود صناديق عملاقة، يجب عليك تخزينها بعد الانتهاء من عملية الانتقال، وصناديق يمكن استئجارها، وصناديق من الورق المقوى والكثير من التفاصيل الأخرى. لذلك يجب أن يكون اختيارك للصناديق صائبًا ويتوافق مع الميزانية والمواد المنقولة.
- تأمين شاحنات النقل ومواقع التحميل والتفريغ:
إذا لم تتعاقد مع شركة لنقل المكاتب تقدم تأمين الشاحنات، فعليك بالتأكيد معالجة هذه المهمة مبكرًا، ويجب وضع معيار اختيار شركة النقل عند اختيار الشاحنات، الذي يتضمن المرونة وهيكل الرسوم والمراجعات والخدمات المضمنة، كما يجب العمل مع مديري المبنى الحالي والمبنى الجديد لإيجاد أوقات ومساحات التحميل والتفريغ المثالية.
- تقليص حجم الأثاث والمعدات والبدء في التعبئة:
يمكنك تقليل العناصر التي يتعين عليك نقلها، لذلك خذ بعض الوقت لمراجعة العناصر بعناية، ووضع علامات على العناصر باستخدام ملصقات التخلص منها، كما يمكنك إجراء عملية تحديد العناصر بشكل أسبوعي أثناء التحضير لعملية النقل، حيث سيساعدك الجهد الطويل والبطيء على تجنب التخلص العشوائي من الأشياء في اللحظة الأخيرة، لمجرد أنك لا تشعر بالرغبة في حزمها، ولا تنسَ البدء بتعبئة العناصر في مراحل زمنية مبكرة وتقسيم العناصر إلى قوائم ووضع خطة تعبئة للآخرين.
المرحلة الثالثة: شهر الانتقال
يجب وضع علامات توضيحية على الصناديق وفي مكان العمل الجديد بهدف نقل كل صندوق إلى مكانه المطلوب. على سبيل المثال لا الحصر، يمكنك إعطاء كل فريق في الشركة لونًا، ولكل موظف رقمًا. ويمكنك وضع علامة على أقسام المكتب المنقول عبارة عن شريط يطابق لون الفريق، كما يمكنك تحديد مساحة كل فرد برقمه. كما يمكنك منح الموظفين ملصقات بألوانها وأرقامها لوضعها على الصناديق الخاصة بهم.
- بدء عملية الانتقال:
إذا قمت بكل التفاصيل الخاصة بعملية نقل المكاتب الجارية على أكمل وجه، ستحظى بفترة انتقال رائعة، لذلك إيّاك وإهمال عملية التخطيط.
إستراتيجية نقل أجهزة الحاسب وأنظمة تكنولوجيا المعلومات
تختلف البنية التحتية في نظام تكنولوجيا المعلومات من شركة إلى أخرى، ويجب على فريق التكنولوجيا زيارة المكتب الجديد قبل الانتقال لمراجعة متطلبات الشبكة. حيث تمنحهم هذه الزيارة الوقت للتخطيط لعملية نقل أجهزة الحاسب، ومعرفة ما يلزم من الكابلات والرفوف الجديدة. بالإضافة إلى الاتصال مع مزود خدمة الإنترنت لتحديد موعد نقل الخدمة إلى المكتب الجديد.
- تقييم المعدات:
تأكد قبل نقل أجهزة الحاسب وأنظمة تكنولوجيا المعلومات أنها لا تزال قادرة على تأدية مهامها بالشكل الأمثل، وقم باستبدال الأجهزة والأنظمة التي لا تعمل، ثم تخلص من المعدات القديمة بطريقة صديقة للبيئة.
- النسخ الاحتياطي:
يجب إنشاء عدة نسخ احتياطية لبيانات الشركة والخوادم وعوامل الحماية قبل الشروع في نقل أجهزة الحاسب وأنظمة تكنولوجيا المعلومات. ونقل هذه النسخ الاحتياطية بشكل منفصل عن النظام الرئيسي، وذلك لتفادي أي خطأ قد يحدث أثناء عملية الانتقال.
- التعاقد مع المختصين:
إن تعيين مختصين في نقل أثاث ومعدات المكاتب أمر لا بُد منه، وذلك لضمان التعامل بأقصى قدر من العناية مع المعدات.
- اختبار الأجهزة والأنظمة:
بعد إكمال عملية الانتقال إلى المكاتب الجديدة تأكد أن جميع المعدات في المكان المناسب ثم اِبدأ بالتحقق من عمل الخوادم وأنظمة التكنولوجيا والبيانات وجميع اتصالات الشبكة.
كيفية نقل أجهزة الحاسب وتغليفها وتعبئتها
تتمثل الخطوة الأولى في عملية النقل في تأمين مستلزمات التعبئة المناسبة للأجهزة، حيث ستحتاج إلى مجموعة متنوعة من الصناديق ومواد التغليف. نقدم في شركة الجهات الأربع مواد مناسبة لتغليف ونقل وتخزين أجهزة الحاسب والمعدات التقنية، والتي تتمثل في:
- الصناديق: إذا لم تكن صناديق الشركة المصنّعة للأجهزة متوفرة، فيجب الحصول على صناديق جديدة تكون مناسبة لحجم العناصر المراد تعبئتها، مزدوجة الجدران. يوجد أدناه قائمة بمكونات الحاسب الشائعة والصناديق التي نوصي باستخدامها لحزم هذا العنصر ونقله:
- لوحة المفاتيح والفأرة تستلزم صندوق متوسط.
- الحاسب اللوحي يستلزم صندوق صغير شديد التحمل.
- حاسب محمول قياس (11 بوصة -17 بوصة) يستلزم صندوق متوسط التحمل.
- حاسب محمول كبير (17 بوصة وما فوق) يستلزم صندوق متوسط التحمل.
- شاشة قياسية (19 بوصة – 24 بوصة) تستلزم صندوق كبير.
- الشاشات الفائقة الاتساع (34 بوصة وما فوق) تستلزم صندوق خزانة الملابس.
- معالج حاسب صغير إلى متوسط الحجم يتطلب صندوق متوسط.
- يتطلب معالج حاسب الألعاب صندوق إلكترونيات كبير.
- صناديق حماية الشاشة: يمكن استخدام صندوق شاشة التلفاز لتعبئة الشاشات الكبيرة، حيث تم تصميم هذه الصناديق لتناسب الشاشات المسطحة الحديثة، مثل شاشات الألعاب وأجهزة الحاسب المتكاملة.
- حبوب التغليف: يمكن استخدام حبوب التغليف لتقييد الحركة وتعبئة الفراغ وتثبيت العناصر الموجودة في الصندوق وتعد جزءًا مهمًا من العملية، وذلك كونها آمنة وصديقة للبيئة ومضادة للكهرباء الساكنة، لذلك لن تتضرر المعدات القيمة بسبب الكهرباء الساكنة أثناء النقل.
- لفافات الفقاعات: يحافظ تغليف معدات الحاسب بلفافات الفقاعات على العناصر آمنة عن طريق عزل العناصر وحشوها داخل الصندوق، كما تُعد هذه الطريقة أسهل طريقة يمكن من خلالها توفير حماية قوية أثناء النقل أو التخزين أو الشحن.
- أغطية وأكياس مقاومة للكهرباء الساكنة: يمكن للكهرباء الساكنة إلحاق الضرر بالأجهزة الإلكترونية مثل أجهزة الحاسب، ويعد استخدام مواد التعبئة المضادة للكهرباء الساكنة طريقة سهلة لحماية الأجهزة من الغبار والرطوبة والكهرباء الساكنة الضارة أثناء النقل.
- مواد متنوعة حسب الحاجة: العناصر الأخرى التي ستساعد في نقل أو شحن أجهزة الكمبيوتر بنجاح: شريط التغليف للنقل والشحن، بالإضافة إلى علامات الصناديق، والملصقات التي تعبر عن محتويات الصندوق، والعديد من الأكياس الصغيرة.
- تفكيك الأجهزة: قم بإجراء نسخ احتياطي للملفات المهمة قبل الشروع في عملية تفكيك الأجهزة، ثم تأكد من إيقاف تشغيل الحاسب، وافصل الملحقات مثل سلك الطاقة ولوحة المفاتيح وحوامل الشاشة والمكونات الأخرى القابلة للإزالة. كما يجب وضع الأسلاك غير الموصلة والملحقات الصغيرة في كيس بلاستيكي صغير. ثم قم بلف الأسلاك بأفضل شكل ممكن لتوفير المساحة والحفاظ على الأشياء منظمة.
- تغليف العناصر: قم أولاً بتغطية الأجهزة بغطاء مضاد للكهرباء الساكنة ثم لفها بلفافة فقاعية. واحتفظ بالأشياء الكبيرة مثل الشاشة والمعالج (بوضع التثبيت) ولفها في دوائر متحدة المركز من الأسفل إلى الأعلى. أما بالنسبة للمعدات المسطحة مثل الماسحات الضوئية، لفها كهدية. وللحصول على أفضل حماية، قم بلف الشريط اللاصق حول اللفافات الفقاعية.
- تعبئة الفراغات: أضف بضع لفافات الفقاعات إلى أسفل الصندوق لزيادة امتصاص الصدمات. وضع بعض حبوب التغليف والتعبئة أيضًا. ثم اضغط هذه المواد بقوة وتابع ملئ المساحة المتبقية بحبوب التعبئة. لكن تجنب الإفراط في تعبئة الصندوق. وضع في اعتبارك تعبئة المكونات الكبيرة مثل الشاشة والمعالج في صناديق منفصلة، حاول هز الصندوق جيدًا بعد تعبئة العناصر فيه لترى ما إذا كنت بحاجة إلى إضافة المزيد من حبوب التعبئة. كما يمكن أيضًا استخدام لفافات الفقاعات مرة أخرى لتقييد الحركة إذا كانت هناك حاجة إلى مزيد من المواد.
- ختم الصناديق: استخدم الشريط اللاصق لتثبيت أجزاء الصندوق من الأعلى والأسفل على شكل حرف “H”. واستخدم العلامة لتسمية الجانب الأيمن للصندوق. بالإضافة إلى تسمية محتوياته. أما إذا كنت تقوم بالتعبئة للشحن، أضف ملصق قابل للكسر أو اثنين على الصندوق.
تجدر الإشارة إلى أن شركة الجهات الأربع في المملكة العربية السعودية تُقدم خدمات نقل المكاتب وأجهزة الحاسب وأنظمة تكنولوجيا المعلومات والخوادم والرفوف والطابعات وغرف البيانات والمختبرات ووحدات المعالجة المركزية، باستخدام أحدث الطرق والمعدات. ولدينا الفهم العميق لأهمية البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات وكيفية التعامل معها. كوادرنا محترفة ومدربة على التعامل مع أجهزة الحاسب وأنظمة تكنولوجيا المعلومات العالية القيمة.
كما تُقدم الشركة الخدمات التالية أيضاً في السعودية: